При проведении аудитов на предприятиях специалисты Группы компаний ДКС время от времени выявляют несоответствия, относящиеся к менеджменту коммуникаций проектов. Поэтому мы решили представить Вашему вниманию статью специалиста ООО «ИРИ КОНС» по этой теме.
(Ссылка для цитирования: Семёнова, Д.М. Управление проектами в системе государственного и муниципального управления. Учебное пособие / Д.М. Семёнова. – Пермь: Издательство ПНИПУ, 2021. – 156 с.)
Коммуникации проекта – это связи между участниками проекта необходимые для эффективного и своевременного обмена информацией. Весь процесс управления проектом можно представить как сеть непрерывного обмена информацией. От того, насколько информация достоверная, насколько она своевременно поступает, зависит качество управления проектом и результат его в целом.
Согласно международному стандарту PMBOK, управление коммуникациями проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения своевременного и надлежащего планирования, сбора, создания, распространения, хранения, получения, управления, контроля, мониторинга и в конечном счете архивирования/утилизации проектной информации.
Планирование коммуникаций должно осуществляться еще на стадии инициации проекта, в ходе составления Паспорта проекта. Именно тогда, когда определены основные участники проекта и распределена их ответственность, в плане коммуникаций фиксируются тип информации, необходимый для каждого из участников проекта, основные каналы передачи информации и сроки.
У членов команды проекта можно выделить четыре основные коммуникативные потребности:
- обязанности – та работа, которую участнику необходимо выполнить в ходе проекта и та сфера деятельности, за которую он несет ответственность;
- координация – взаимосвязь в проекте с остальными участниками проекта;
- ход выполнения проекта – участникам проекта необходимо быть в курсе достигнутого прогресса проекта; о его текущем состоянии. Это необходимо для выявления проблем и своевременной реакции на них.
- принимаемые решения и вносимые изменения – члены команды должны быть в курсе о решениях, принимаемых клиентами, спонсорами, руководством проекта и организации.
Данная информация должна подробно излагаться в плане коммуникаций и не противоречить матрице ответственности и иерархии подчиненности.
Выбирая способ передачи информации, важно учитывать его уместность в конкретной ситуации. Коммуникации могут быть:
- внутренние – осуществляемые в рамках проектной команды и внешние – связанные с внешними акторами (поставщиками, субподрядчиками, органами контроля и проч.)
- формальные (письменные отчеты, протоколы совещаний) и неформальные (сообщения электронной почты, личные обращения);
- вертикальные (между руководством и подчиненными) и горизонтальные (между участниками равными по статусу);
- письменные (письма, отчеты) и устные (совещания, встречи, телефонные звонки).
В стандарте PMBOK при выборе метода коммуникации рекомендуется учитывать следующие факторы:
1) Срочность получения информации. Необходимо учитывать срочность, частоту и формат передаваемой информации, так как они могут различаться в разных проектах, а также на разных стадиях одного проекта.
2) Доступность технологии. Необходимо удостовериться в том, что технология, которая требуется для обеспечения коммуникации, является совместимой и доступной для всех заинтересованных сторон на протяжении всего жизненного цикла проекта.
3) Простота использования. Необходимо удостовериться в том, что выбранные коммуникационные технологии подходят участникам проекта и что при необходимости запланированы соответствующие обучающие мероприятия.
4) Среда проекта. Необходимо определить, будет ли команда встречаться и взаимодействовать очно или виртуально; будут ли члены команды находиться в одном или нескольких часовых поясах; будут ли они для коммуникаций использовать несколько языков; и, в конечном счете, существуют ли какие-либо другие факторы среды проекта, такие как культура, которые могут повлиять на коммуникации.
5) Секретность и конфиденциальность информации. Необходимо определить, является ли передаваемая информация секретной или конфиденциальной и требуется ли принять дополнительные меры для ее защиты. Также необходимо учесть наиболее подходящий способ передачи такой информации.
Основные инструменты управления коммуникациями
В современном мире активно используются такие цифровые каналы коммуникаций, как:
- Zoom – это программа для общения в формате видеоконференции;
- Telegram – это мессенджер, который дает возможность пользователям обмениваться мгновенными сообщениями и медиафайлами многих форматах;
- Miro – это онлайн-платформа для совместной работы команды, которая позволяет независимо от того расположена ли команда в одном месте или полностью «удалена» друг от друга общаться и визуализировать идеи (с помощью эскизов, схем, диаграмм и прочих способов), обмениваться файлами, проводить встречи;
- Discord – это мессенджер, в котором можно вести беседы с коллегами по команде, клиентами и поставщиками в одном месте и держать всех на одной странице;
- Slack – это мессенджер, где в отличии от электронной почты разговоры можно легко отследить. Есть возможность совершать звонки, обмениваться файлами и даже общаться с другими приложениями. Также можно следить за всем, что связано с отдельными темами, проектами или командами в их выделенных каналах;
- Trello– онлайн-сервис, благодаря его доскам, колонкам и карточкам пользователи могут с легкостью упорядочивать проекты и расставлять приоритеты;
- us– приложение, в котором создается список задач, где команда может вместе ими управлять, схож по типу канбан-доски;
Технологии искусственного интеллекта:
- Битрикс24 – инструмент для управления рабочими процессами: дает возможность стремительно сформировать рабочую группу, координировать командные задачи, чтобы все знали, что делать, осуществлять процесс контроля их исполнения. Есть возможность визуализации информации на календаре, можно делиться файлами, создавать виртуальные рабочие группы и получать уведомления;
- Чат-бот «Иван из Проектной ПРАКТИКИ» — это инструмент, который имеет набором шаблонов основных документов руководителя проекта и готов предложить их пользователю по запросу. Также «Иван» подскажет, где подсмотреть хороший региональный опыт внедрения проектного управления в органах власти;
- Smart project — это целый ряд продуктов, который обеспечивает поддержку всего цикла управления проектами (Smart Contracts — система специализируется с целью управления договорами и дает возможность в настоящем периоде получать надежную информацию о финансово-экономической ситуации предприятия, осуществлять контроль выполнения контрактных обязательств, давать прогноз рисков по выполнению портфеля проектов; Smart Teams — система специализирована с целью своеременного управления проектными командами предприятия и дает возможность составить план работы подразделений, формировать команды с учетом специфики задач и компетенций исполнителей, осуществлять контроль процессов исполнения задач и копить навык согласно итогам выполненных задача для повторного использования в новых проектах; Smart Tasks — система управления задачами, даёт возможность высшему руководству и руководителям проектов получать прозрачный и контролируемый план реализации проекта и заблаговременно прогнозировать и снижать риски);
Информационные системы управления проектами:
- YouTrack – это система отслеживания ошибок, программное обеспечение управления проектами.
- ПМ Форсайт – это сервис по управлению проектами. С помощью него можно управлять государственными проектами, планировать и контролировать расход ресурсов, проводить заседания и совещания, планировать мероприятия, автоматизировать документооборот, ставить задачи, есть электронная почта. На базе продукта ПМ Форсайт были созданы информационные системы управления проектной деятельности. Например, в Сахалинской области весной 2020 года ввели в эксплуатацию информационную систему управления проектами на платформе ПМ Форсайт. С ее помощью осуществляют контроль календарных планов проектов с учетом движения документов по ним, выстраиваются структуры управления, распределяется бюджет и собирают аналитические данные.
Сервисы по управлению проектами:
- Jira – инструмент для разделения проекта на части, над которыми работают последовательно. Этот сервис дает возможность планировать проекты, назначать исполнителей задач, выставлять дедлайны, планировать спринты и собирать задачи в бэклог;
- GanttPro (диаграмма Ганта) – сервиc для планирования, выполнения и отслеживания проектов любого размера. Легко назначать задачи и устанавливать приоритеты того, что наиболее важно для команды. Можно устанавливать временную шкалу проекта, основные этапы и зависимости, а также управлять всей рабочей нагрузкой команды в одном месте;
- MS Project– инструмент, в основе которого лежит диаграмма Ганта, позволяющий планировать проекты и управлять ресурсами, планировать сценарии «что если», а также устанавливать и следить за дедлайнами и прогрессом;
- Kanbanery– сервис для управления проектами, который позволяет создать виртуальную доску Kanban. Этот простой макет доски является способом отслеживания различных этапов проектов или организации списков нескольких задач. Несколько пользователей могут добавлять элементы на доску; точное количество зависит от плана пользователя. Пользователи на одной доске могут оставлять комментарии к карточкам на доске или общаться непосредственно друг с другом через текстовый чат.
| Предыдущая часть | Следующая часть |