В рамках цикла научных статей сотрудников ООО «ИРИ КОНС» представляем Вашему вниманию статью по теме управления изменениями в проектном менеджменте.
ООО «ИРИ КОНС» предлагает проведение обучающих семинаров и вебинаров по менеджменту проектов для предприятий и организаций всех отраслей.
(Ссылка для цитирования: Семёнова, Д.М. Управление проектами в системе государственного и муниципального управления. Учебное пособие / Д.М. Семёнова. – Пермь: Издательство ПНИПУ, 2021. – 156 с.)
В ходе реализации проекта вполне вероятно возникновение необходимости внесения изменений в проект. Это может быть связано с желанием заказчика внести какие-то поправки в исходные пожелания, изменением внешней ситуации или потребностей целевой аудитории, действиями конкурентов, неэффективностью управления и прочими факторами.
Под изменением подразумевается внесение новых решений в содержание и управление проектом, и/или отказ от ряда изначальных, вследствие воздействия различных внешних и внутренних факторов при разработке и реализации проекта.
Изменения при необходимости могут быть внесены в любой из разделов проекта. Изменения отличаются содержанием и степенью влияния на проект. Незначительные изменения может вносить команда, ряд изменений только совет экспертов либо совет по контролю изменений, в котором должны присутствовать представители заказчика, инвестора, руководства, специалисты в области изменений. Чаще всего это изменения, связанные с ключевыми точками проекта: расписание, стоимость, качество.
Для эффективной работы с изменениями еще на стадии инициации проекта при составлении устава проекта (паспорта) необходимо определиться с кругом лиц, уполномоченных вносить изменения и тех, кто будет внесенные изменения утверждать.
Существует следующий алгоритм внесения изменений в проект:
- Фиксация запросов на внесение изменений. При поступлении от заинтересованных сторон предложений о внесении тех или иных изменений один из членов проектной команды фиксирует эти запросы на внесение изменений в журнале регистрации изменений, указывая источник запроса, дату поступления запроса и описание запрашиваемого изменения. Каждому из запросов на внесение изменений присваивается уникальный идентификатор, что облегчает отслеживание запросов и ссылки на них.
- Оценка поступивших запросов и вынесение рекомендаций. Руководитель проекта или специально назначенный член проектной команды регулярно выполняют оценку влияния каждого из потенциальных изменений на бюджет проекта, его расписание и качество конечного продукта, вынося рекомендации относительно принятия предлагаемого изменения или отказа от него. Оценки и рекомендации фиксируются в журнале регистрации изменений.
- Принятие решения об изменении. Заинтересованные стороны рассматривают каждое предлагаемое изменение в контрольных документах и рекомендации, вынесенные руководителем проекта. Возможны три разных исхода такой оценки: а) предлагаемое изменение принимается в том виде, в каком оно было рекомендовано, или с незначительными поправками; б) если соответствующий запрос заслуживает внимания, но лицам, принимающим решение, требуется дополнительная информация, этот запрос, сопровождаемый конкретными вопросами, иногда отправляется обратно проектной команде (данный этап может повторяться до тех пор, пока запрос не будет окончательно принят или отвергнут); в) запрос отвергается, а причины отказа фиксируются в журнале регистрации изменений. Каким бы ни был исход оценки соответствующего запроса, его статус обновляется в журнале регистрации изменений, а лицо, инициировавшее этот запрос, уведомляется о результатах его рассмотрения.
- Утверждение изменения. Когда заинтересованные стороны формально принимают предлагаемое изменение, этот факт фиксируется в журнале регистрации изменений с указанием лица, утвердившего данное изменение, даты утверждения и предполагаемого влияния этого изменения на результаты выполнения проекта. Предлагаемое изменение может вызвать необходимость внесения изменений в план проекта (в форме включения дополнительных работ, изъятия определённых работ или внесения изменений в определённые работы). Если предлагаемое изменение влияет на какой-либо контрольный документ, в этот документ вносятся соответствующие изменения, и полученная таким образом новая версия становится основой для последующих действий.
- Реализация изменения. Осуществление конкретных действий по внесению изменений в проект/продукт.
- Закрытие изменений. Когда инициатор запроса соглашается, что изменение реализовано правильно, изменение закрывается в журнале изменений.
Каждый запрос на изменения должен быть тщательно проанализирован руководителем проекта с точки зрения его целесообразности и влияния на итоговую цель проекта.
Самый важный элемент экономического обоснования запроса на изменение – ожидаемая выгода, показывающая ценность, которую изменение добавит к проекту.
Экономическое обоснование запроса на изменение должно отвечать на следующие типовые вопросы:
- «Какое внешнее коммерческое изменение привело к данному запросу на изменение?»
- «Какой внутренний фактор привел к данному запросу на изменение?»
- «Как данное изменение повлияет на срок выполнения проекта?»
- «Как данное изменение повлияет на использование конечного продукта?»
- «Какое снижение расходов даст реализация данного изменения?»
Основная цель контроля над изменениями – это снижение количества рисков. Для контроля над изменениями может использоваться два документа: журнал изменений и форма запроса на изменения. Документы должны разрабатываться участниками проекта на стадии планирования.
В рабочий план национального, федерального и регионального проектов также могут вноситься изменения. Они могут быть связаны с необходимостью приведения в соответствие плана с паспортом проекта, изменениями в кадровом составе, а также по результатам мониторинга его реализации. Подробно процесс внесения изменения разбирается в Постановлении Правительства № 1288 и Методических рекомендациях по внесению изменений в национальные проекты (программы) и федеральные проекты.
При подготовке запроса на изменение паспорта национального проекта и паспорта федерального проекта указывается обоснование необходимости внесения изменений в паспорт национального проекта и паспорт федерального проекта, анализируется влияние предлагаемых изменений на иные положения и параметры проекта (в том числе ключевые параметры национальных проектов, цели, показатели, задачи, результаты, финансовое обеспечение), а также влияние предлагаемых изменений на реализацию иных национальных проектов и/или федеральных проектов.
Одновременно с запросом на изменение паспорта национального проекта, федерального проекта или дополнительных материалов федерального проекта формируется пояснительная записка, содержащая информацию о предлагаемых изменениях паспорта соответствующего проекта относительно его действующей редакции.
| Предыдущая часть | Следующая часть |